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Registro de operaciones en asientos de diario
En el Diario General se registran de manera ordenada y cronológica cada una de las operaciones que la empresa realiza diariamente, y se informa sobre una serie de datos tales como:
a. Folio (número) de la página.
b. Fechas de las operaciones.
c. Número progresivo de las operaciones.
d. Folios de las cuentas del Libro mayor que son afectados a través de cargos y abonos.
e. Nombre de las cuentas que son afectadas en las operaciones.
f. Breve explicación de cada una de las operaciones practicadas, otorgándosele especial importancia a la clase y folio de los documentos comprobatorios que amparan a las mismas.
g. Importe de las cantidades que afecten a las subcuentas, las cuales se deben anotar en una columna denominada Parcial.
h. Importe de los cargos insertados en la columna de Debe, y de los abonos anotados en la columna de Haber.
Los datos anteriores se contemplan en un formato especial, similar al siguiente:
Como puede observarse en el ejemplo anterior, el rayado del Libro diario presenta columnas para anotar la fecha de las operaciones; el folio de Mayor de las cuentas y subcuentas que intervienen en el registro; el concepto donde quedan contenidos el numero progresivo de las transacciones, el nombre de las cuentas y subcuentas que se cargan y abonan y la explicación (redacción) de cada una de ellas; las cantidades parciales que afectan a las subcuentas y, finalmente, los importes que se cargan y abonan.
Cuando en una operación se afecte alguna cuenta en donde se involucre a una sola subcuenta (operación 311 del ejemplo), se acostumbra omitir la anotación en la columna de parcial, ya que el importe de la cuenta cargada, o abonada, es, de hecho, el mismo importe de la subcuenta.
Al Diario general se le conoce también como Libro diario o Libro de primera anotación, ya que es el medio en donde se capturan por vez primera las transacciones de una entidad. Técnicamente, al registro de cada una de las operaciones contenidas en este libro se le conoce con el nombre de "asientos".
Existen dos tipos de Asientos de diario:
a. Asientos simples.
b. Asientos compuestos
Los asientos simples, son aquellos que sólo constan de un solo cargo y abono Los asientos compuestos, a su vez, son los que involucran varios cargos y abonos, o bien, un cargo y varios abonos o viceversa.
El Libro diario se debe presentar debidamente encuadernado, empastado y foliado. Los registros se pueden efectuar de manera manual, mecánica o electrónica, según sea el procedimiento de registro que se tenga implantando. Cuando se lleva el Libro diario bajo el procedimiento de registro manual, los contribuyentes están obligados a foliar cada hoja que lo integra.
Si el contribuyente adopta los procedimientos de registro mecánico o electrónico, las fojas (hojas) que se destinen a formar los libros Diarios y/o Mayor deben ser encuadernadas, empastadas y foliadas consecutivamente. La encuadernación puede hacerse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
El Libro diario puede presentarse en diversos rayados. En cada caso adopta los nombres de Diario continental, Diario tabular y Diario mayor-único. El rayado de Diario que se presentó en la página anterior, corresponde a la modalidad de Diario continental.
Con la finalidad de comprobar que en el registro de las operaciones se ha respetado la teoría de la Partida doble, al término de cada hoja se acostumbra sumar las cantidades anotadas como cargos y abonos, las que deben dar idéntica cantidad, pues si la igualdad no se presenta, significa que existe(n) error(es) en el registro de la(s) operación(es) contenida(s) en dicha página.
Para que ello sea posible, cada foja debe contener sólo asientos completos, es decir, no dejar inconcluso el registro de alguna operación, sino que se la debe completar en la página siguiente. Cuando se trabaja en forma manual no deben dejarse renglones en blanco, y si al término de una hoja quedan aún renglones disponibles, pero insuficientes para el registro completo de otro asiento contable, deben ser cancelados por medio de una línea diagonal.
Las cantidades obtenidas, tales como la suma de cargos y abonos de cada página de este libro, deben ser trasladadas a la foja siguiente, la cual las contemplará en el primer renglón en el que se debe anotar la leyenda "de la página anterior", u otra similar y luego proseguir con los asientos que se sucedan. Al final de la misma nuevamente se debe proceder a obtener las sumas de los cargos y abonos ahí contemplados, pero ahora con base en los importes anotados en su primer renglón, osea, las sumas de la página anterior.
Al término de un Ejercicio contable se realiza en este libro un asiento de cierre, que no es otra cosa que cargar todas las cuentas acreedoras y abonar las deudoras con el objeto de saldarlas, con lo cual se cierra la contabilidad del ejercicio, así como la posibilidad de registrar cualquier otra operación, al inicio de un nuevo año de operaciones (en el primer día de operaciones), el Asiento de cierre debe invertirse, dejando a todas las cuentas usadas por la contabilidad con el saldo que tenían antes del cierre, lo cual constituye un asiento de apertura de ese nuevo ejercicio.
Registro de operaciones en esquemas de mayor
Después del desarrollo en el Libro diario, se afecta ahora el Libro mayor utilizando su representación más simple: los Esquemas de mayor. Conviene recordar que toda operación realizada por una entidad se registra en primer lugar en el Libro diario, y después se pasan a las cuentas del Mayor cada uno de los cargos y abonos asentados en aquél. Se contemplaría en un formato especial, similar al siguiente:
