¿Cómo gestionar los cobros y pagos de tu negocio?

Una empresa es como un ser vivo a quien se debe cuidar para que crezca. Es por esto que siendo el recurso vital de la misma,  el flujo de dinero, es importante tener claro cómo gestionar los cobros y pagos del  negocio. 

 

 

 

La mejor forma de gestionar los cobros y pagos en una empresa es generando una sinergia entre ambas tareas. Por ejemplo: si cobramos a mes vencido y pagamos a nuestros proveedores también a mes vencido, podríamos establecer una fecha de corte para nuestros clientes que les permita conocer por anticipado sus valores pendientes y disminuir el riesgo de impagos a fin de mes, a la vez que se podría negociar el pago a proveedores a 40 días de vencimiento y no a 30.

 

El coordinar eficientemente los pagos y cobros, te permitirán llevar un mejor control del control de tu flujo operativo. La calendarización de cobros y pagos, el uso de herramientas financieras que automatizan el proceso de cobro, la cobranza estratégica y activa son ejemplos de una buena gestión. 

 

Te presentamos a continuación algunos tips:

 

El primer consejo va de la mano de los avances tecnológicos. Existen, hoy en día, plataformas digitales que automatizan todo el proceso de cobro, mejorando incluso la experiencia del cliente. Por poner un ejemplo, Oyster es una plataforma financiera para empresas que permite a sus clientes enviar enlaces de cobro o incluso integrar por medio de su API, métodos de pago con tarjeta, en efectivo, y por transferencia SPEI, incluso sin tener página web, recibiendo el monto abonado en 24 horas hábiles.  

 

Entre las características de esta plataforma están que se adapta a tu inventario al tener la opción de personalizar una frecuencia de cobro, te permite controlar promociones estableciendo fechas de vencimiento y ayuda a incrementar ventas con el uso de notificaciones de fechas límites de pago.

 

Es muy importante para la gestión de cobros determinar el estado de pago actual de todas las cuentas por cobrar. Debes crear un informe y ordenar tus facturas impagadas de acuerdo a su vencimiento, número de días vencidas, cliente e importe. También hay programas informáticos que lo hacen de manera automática.

 

Puedes personalizar tus facturas incluyendo toda la información y enviarlas por email en formato PDF para acelerar el proceso de cobro, y hacer un seguimiento minucioso del estado de la cobranza. Por ejemplo, unos días antes del vencimiento de pago, puedes comunicarte con el cliente (no necesariamente por teléfono, se puede hacer por email o whatsapp, por ejemplo) para asegurarte de que tienen todo lo necesario para realizar el pago.

 

Hay estudios que demuestran que cuanto más se tarda en cobrar una cuenta pendiente, menos probable es que se cobre, ya sea parcialmente o en su totalidad. Por ello, deberías contactar a los clientes el primer día que el pago se retrasa.

 

Cobrar por anticipado por tus productos/servicios desde luego es la mejor forma de asegurar los pagos y evitar retrasos. Pero si no es posible aplicar esa forma de pago en tu negocio, ofrecer un descuento por pronto pago como aliciente puede ser una buena alternativa.

 

Si un cliente con facturas pendientes te avisa que está teniendo problemas de liquidez, puedes ofrecerle un plan de pagos a plazos asegurándote de establecer muy claras las condiciones, los nuevos plazos y de ponerlo por escrito. Y realizar todas las ventas futuras al contado hasta que el montante vencido sea pagado en su totalidad.

 

Es imprescindible para no tener sorpresas considerar a los pagos parte de la planificación financiera de la empresa. De nada sirve tomar una obligación de pagos, por ejemplo, con vencimiento en la época de cierre por vacaciones de la empresa. En esos momentos, quizá el flujo de ingresos de fondos no sea el adecuado para cancelar la obligación, lo que nos generará retrasos en el pago y posibles sobrecostos por intereses resarcitorios.

 

Es importante, entonces, llevar un registro contable de las operaciones realizadas y los compromisos pendientes, darle seguimiento y generar reportes para analizar si es necesario introducir cambios en la estrategia.

 

Es básico que dediques tiempo para revisar la gestión de los pagos, cuáles son los compromisos pendientes y cuáles son las fechas en las que el negocio necesita contar con efectivo para poder cumplir con ellos. Es parte de la planificación financiera que comentamos antes.

 

Parte de la gestión de pagos también implica evitar las fugas de efectivo vía gastos innecesarios. Algunas de las acciones que siempre funcionan en ese sentido son mantener al mínimo los fondos de la caja chica o el número de tarjetas de crédito corporativas, asignar la preparación de los pagos y el movimiento de dinero a dos personas diferentes, y realizar controles de arqueos sorpresa.

 

La gestión de pagos no solo tiene que ver con la salud financiera de la compañía, sino que también impacta en la relación con los proveedores. Si tenemos una correcta gestión de pago, la reputación de nuestra empresa y, sobre todo, de nuestra marca, se mantendrá bien arriba. Una situación de cesación de pagos es lo peor que le puede pasar a una empresa, hipotecando el futuro de la misma. Preocúpate por cumplir a tiempo con los pagos a tus proveedores, que son verdaderos aliados de negocios, y del personal, sin los cuales la empresa se paralizará.

 

Esperamos haberlos podido ayudar a mejorar la gestión de cobros y de pagos de su empresa. Somos conscientes que muchas veces, por más que se hagan las cosas bien, surgen imprevistos que complican la salud financiera de las empresas. En estos casos, lo mejor es ir con la verdad y negociar, tanto con clientes como con proveedores, para salir lo mejor parado de esa situación.