El Compliance es la disciplina por la que las empresas gestionan su actividad comercial de forma alineada a la Ley aplicable y a la propia normativa interna de la organización, esto se lográ a través de esquemas de organización, autorregulación y gestión empresarial encaminados a configurar una persona jurídica sólida y sustentada en la legalidad
En el idioma ingles el verbo "comply" significa "conformar (una regla)", correlativamente esas normas internas deberán obedecer las leyes públicas, una empresa que está en sintonía con el cumplimiento logra un correcto control de sus procesos y procedimientos, de lo contrario impera la volatilidad, el riesgo, perdidas de mercado, esto aplica sin importar el giro del negocio.
La principal actividad del Compliance o cumplimiento regulatorio es la supervisión que la empresa se apegue a toda normativa en la que se ve sujeta, ya sean regulaciones externas (como las legales y económicas) hasta reglamentos internos (como aquellos relacionados con los compromisos con el cliente). No se debe olvidar todo esto busca generar valor en las empresas.
Sin embargo, esta actividad no solo analiza lo relativo a la legalidad, el termino Compliance recientemente ha ido más lejos en su definición abarcando aspectos como responsabilidad social, reconocimiento de estándares, ética. El cumplimiento normativo vela por garantizar que el ejercicio de las empresas, en todos sus niveles, no solo sea legítimo, sino éticamente correcto, las empresas han optado por dictar comportamientos cívicos y éticos. Como ejemplo, hoy en día aquellas organizaciones que apelan al cuidado del medio ambiente y la sustentabilidad tienen mayor éxito en su mercado meta. Esto se podría reducir en reputación y confianza.
Del anterior párrafo surge una importante división de conceptos, mientras lo relativo a la legalidad cae dentro del "regulatory compliance” las cuestiones éticas y sociales se depositan en el "corporate compliance", vía reglamentos y normas internas, el primero es externo, mientras el segundo es interno.
Dentro del regulatory compliance surgen dos ramas de estudio adicionales: “legal compliance” y “criminal compliance”, aunque ambos comparten el propósito de que las leyes tienen como fin proteger a la empresa, los empleados y los clientes.
Si bien algunos autores compilan ambos en una sola rama el “legal compliance” se puede definir como la disciplina por la que las empresas establecen sistemas de gestión que regulan sus actividades en todos los ámbitos legales que les puedan ser aplicados, estos son liderados por el Legal Compliance Officer (LCO), persona encargada de la puesta en marcha de los sistemas de gestión de cumplimiento legal, así como la vigilancia del procedimiento dentro de la empresa.
Dicha acepción está presente en nuestra legislación, como ejemplo la Ley del Mercado de Valores en su artículo 19 I se exige a las sociedades anónimas bursátiles implementar un programa de cumplimiento que se ajuste al reglamento interior de la Bolsa de valores, por otro lado hay leyes enteras dedicadas a las precauciones y diligencias que tienen que tener en cuenta las empresas en su trato con clientes y como de lo contrario podrían caer en multas y sanciones, ejemplo de ellos es la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, y múltiples apartados de la Ley Federal de Protección al Consumidor.
Probablemente la mayor mención dentro de nuestra legislación federal es la que señala el dispositivo 25 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas a lo que titula como “política de integridad”, a llevarse en personas morales, en tal numeral son 7 fracciones de gran interés para el tema que nos ocupa, se puede sintetizar en: contar con un manual de organización y procedimientos en el que se finquen funciones y responsabilidades, cadenas de mando y liderazgo en toda la estructura de la empresa, la existencia de un código de conducta, sistemas de control, vigilancia, auditoría, capacitación, transparencia y denuncia, y que dentro de recursos humanos se evite discriminación en la contratación de personal.
En segundo lugar, el criminal compliance se enfoca en prevenir delitos a través de la observancia del debido control de la organización, ejemplo de ello es la responsabilidad penal que tienen las personas morales o jurídicas, visible en el numeral 421 del Código Nacional de Procedimientos Penales. Para lograr su objetivo, el compliance penal debe integrar una unidad de investigación criminal dentro de la empresa, diseñar protocolos de cadena de custodia, establecer un procedimiento de investigación interna y un esquema de sanciones a las violaciones al código de compliance.
En otras palabras, evitar e identificar comportamientos y/o actividades criminales, buscando así reducir al mínimo riesgos económicos que podrían resultar, esto sin caer en reducir la "buena fe" sobre socios y empleados
Si bien algunas empresas deciden compilar ambas divisiones en el tradicional regulatory compliance lo que no debe faltar la empresa es la existencia del “CCO” (Chief Compliance Oficer), dentro de sus tareas estará contar con un equipo multidisciplinario el cual analizará que es necesario modificar o fortalecer y en base a ella formular y comunicar las políticas internas, las cuales es preferente incluyan capacitación del personal afectado por las nuevas regulaciones,
Dichas políticas internas por desarrollar se conformarán por las siguientes fases:
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Identificación: De riesgos existentes.
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Prevención: Planes de precaución y contingencia.
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Monitoreo y detección: Detectar fallas y virtudes.
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Resolución: De imprevistos.
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Asesoría: Del equipo laboral en cuanto a conocimiento de la legislación aplicable.
Una vez que se han fincado los cambios a realizar el CCO de la organización las conjuntará en un compliance program que sea eficaz y en el cual se evidencie el apego a la cultura de la legalidad de la organización, en algunas organizaciones este programa se integra por los siguientes rubros:
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Examen de la organización.
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Diagnóstico de riesgos organizacional.
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Eliminación temprana de riesgos.
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Protocolización.
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Capacitación.
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Evaluación.
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Supervisión.
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Canal de denuncias.
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Esquemas de sanción y premiación.
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Actualización.
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Funcional oficina del compliance officer.
Los 5 elementos que pueden ser señal de un deficiente programa corporativo en seguimiento de normas se dividen en: falta de compromiso o interés por el tema, falta de documentación, muchos procedimientos manuales, concentrar tiempo y recursos en actividades secundarias.
Cuando el CCO cree en la organización el Compliance Management System (en base a las políticas e instrucciones antes descritas) deberá incluir el determinar los riesgos legales de la organización, estar listos para auditorias (comunicación, actuación y revisión), sistemas anticorrupción, tener un comité de mejoras y recomendaciones internas.
Dentro de los múltiples beneficios existentes de implementar lo anterior están el mayor rendimiento en procesos internos, incremento de clientes e ingresos, ampliación del esquema de alianzas empresariales nacionales e internacionales, reducción de costos, evitar caes en delitos penales como fiscales, hasta el prestigio de la firma ascenderá, adicionalmente imagen positiva y por lo tanto lealtad de los consumidores, así como mayor acceso a nuevos mercados.
La actualización, la transparencia, el monitoreo de proveedores, la capacitación, correctos lazos de comunicación y una estrategia de gobierno corporativo permitirán estar dentro de los estándares del Compliance.
Un ejemplo de fallo en estrategias de compliance fue en el 2015 cuando la marca automotriz Volkswagen manipulo sus sistemas de emisión de contaminantes en vehículos para aparentar una reducción de emisiones. Cuando se dictó sentencia en abril del 2017, se tuvo que pagar $2.8 billones de dólares como multa, su director de ingeniería ambiental fue encarcelado por 7 años y el CEO por 10 años.
En el 2017 grandes empresas pagaron millones de dólares por llegar a acuerdos relacionados a problemáticas en seguimientos de leyes, así sea multas y retrasos con el gobierno, así como con empleados, las cifras ascienden a $18.5 m. USD de Target, $5.5 m. USD de Hilton Hotels. En 2015 Goldman Sachs pago $5 m. USD para solucionar disputas relacionadas a fallos en compliance.
Hoy en día el compliance ha pasado a ser una prioridad, pero solo en grandes empresas, en medianas y pequeñas continúa siendo tarea de segundo plano.
Bibliografía:
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Ley del Mercado de Valores
Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares
Ley Federal de Protección al Consumidor.
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